记上海航天设备制造总厂OA系统建设

    与时俱进“恋上”协同办公系统

    在辉煌成就和新形势下，信息化作为高科技产业、国防工业的三极之一，已成为在残酷竞争的环境下打赢高科技战争的核心要素和战略抉择。上海航天集团公司作为国防重点企业，在2004年的信息化建设就是按照“深化应用，提升能力；完善基础，系统推进”的指导方针开展工作，遵循这一指导方针，2004年信息化建设的总体思路是：以重点建立人财物综合决策管理信息系统为核心，以建设互联互通、安全高效的信息网络设施为基础，促进型号研制生产能力和综合经营管理水平提升为目标，全面支撑与带动集团信息化建设各项工作迈上新台阶，为实现“数字航天”和铸造国际一流宇航公司奠定坚实的工作与技术基础。因此，以协同办公系统为中心的信息化建设被集团下属许多企业提到了议事日程上来。

    一边是快跑的马，一边是旧式的老爷车，这是我国打开门户之后长期生活在国家襁褓之下国有企业一个常见的经营缩影。随着我国改革开放的深入，受市场经济及军品体制改革大气候的影响和冲击，传统落后的国有企业经营理念、体制结构、组织管理模式在急剧变化的市场面前，显得老态龙钟、步履维艰。在如何解决快跑的“马”与“老爷车”的矛盾与问题上，时任航天总厂党委书记杨海认为，一个企业如果没有持续创新的能力，仅靠传统的管理方式是难以生存和发展的，必须寻求管理上的突破和创新。因此，航天总厂提出了创建学习型组织基本思路：以“十六精神”和“三个代表”的主要思想为理论依据，以增强企业核心竞争能力为创建宗旨，以提高企业管理水平为创建目标，以提高员工综合素质为创建重点。这一思路凝结了航天总厂破除旧观念建立新观念，培育高素质员工，营建高效团队的决心。信息化建设尤其是协同办公系统的导入被确定为创建学习型组织的重要组成内容，成为航天总厂贯彻上海航天集团公司2004年信息化建设总体思路的重要工作之一。

    由于航天总厂是大型企业，组织机构庞大，业务数据繁杂，中间环节众多，企业常常面临着沟通不畅，信息无法及时获得，公文和会议繁多，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调等现状。而在现代市场经济的信息社会中，人与人、部门与部门的沟通和协作愈发凸现重要性，如何更科学地打破这些沟通和管理的屏障，突破物理边界和组织边界，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进行无障碍的沟通，让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作，快速实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作，已经成为企业竞争制胜的利器。因此航天总厂导入协同办公系统，就是为了适应新形势下的发展需要，改变原来传统的手工操作模式，解决企业内部在现有各种业务流程繁多、业务与业务之间关联交叉频繁，以快速提高企业整体工作效率，综合提升企业整体竞争优势。

    其实，航天总厂对办公自动化的尝试最早可以追溯到2002年，当年企业曾经立项并考虑建设办公自动化系统就是因为当时条件不成熟而搁置下来，这其中就包括了企业内部信息化水平不高、市场上同类产品不成熟等原因，而航天总厂的单位性质决定了对协同办公系统的安全性和可靠性有更高的要求。随着这两年企业对信息化的重视和所奠定的基础，2004年，企业认识到协同办公系统建设已经迫在眉睫，时机也已经成熟。经过反复考察与认真比较，由上海和强软件有限公司提供的合强智能办公系统获得了航天总厂的一致认可和赞赏。样板效应是无穷，航天总厂项目负责人表示，合强软件能够引领协同领域市场，依靠的不仅仅是其领先的技术和一流的产品及技术，而且在上海江南造船厂、上海立新液压有限公司、贵阳华阳航空电器有限公司、贵州金江航空液压有限公司等一大批军工企业的成功应用案例及经验，引起了他们的强烈关注，坚信合强软件在产品的需求满足度、安全性、可靠性，以及军工企业实施经验等方面都将为他们这个项目的成功带来保障和信心，为企业带来预期的效益。

    全新观念全员参与夯实协同大厦

    意识决定行动，观念一变天地广。传统国企实施一项变革，接受新事物、新观念，大多数人最初不理解或者不知道该怎么做，只有企业最高领导层率先垂范、身体力行，才能快速感染中层，最后逐渐扩散到广大员工。航天总厂认为，协同系统建设项目成功实施的关键不仅在于领导，在于领导转变观念、解放传统思维，而且必须统一思想，上下同心，形成合力，才能使协同办公系统得到持续快步健康推进。

    非常可喜的是在航天总厂我们看到的是，在协同办公系统建设期间，并不需要“三令五申”，就有各部门中层干部及大量的员工主动参与其中，积极尝试体验协同办公乐趣，并提供了诸多建议和意见。这种现象与航天总厂日常所倡导的创建学习型企业理念分不开，在积极推进创建学习型企业过程中，其近年开展的多项培训课题产生了积极效果。生动的辅导，给干部带来了观念的冲击，使干部对学习型企业一个基本印象，对现代管理知识、管理理念、管理技巧有了一定的了解。干部及员工不仅扩大了知识面，开阔了视野，而且推动了他们主动学习意识，明确知道自己该做什么，应该怎么做。这些都在协同办公系统建设这项工作上得到了充分验证。

    解决观念问题后，重点进入实施阶段。航天总厂针对企业存在的问题和历年形成的误区和难点，对症下药有的放矢各个击破。航天总厂提出，由系统管理部负责整合、完善企业基础管理，建立适合企业发展要求的新型管理制度，同时，根据各部门特点，围绕部门管理的创新点，比如管理水平、员工素质、工作质量、生产实效和业绩效益等方面全面展开。

    据此，合强软件实施工程师配合航天总厂系统管理部对企业众多需求进行分层、分类的研究后，确定了各部门分目标、分阶段的实施过程，提出了总体规划、分步实施、双轨并存、从简到繁、逐步深入的实施原则，先从一些简单的、应用比较广泛的系统模块开始，能够让企业所有的用户快速的熟悉这套系统，并且在他们应用的过程中进一步挖掘更深一层的需求。再者，以部分处室的关键应用作为突破口，选择了公司员工中容易接受新生事物、计算机基础好的年轻人作为第一步应用的主要人群，以他们的应用带动全局应用。

    合强智能办公系统不仅具有成熟的功能及一流的品质，而且基本做到不用对使用者进行培训，即便如此，航天总厂仍提出了培训科目，制定了各种培训计划。例如，培训科目中就包括了运用理论指导实践的理论培训，让使用者掌握协同工作管理的原理，从观念上去解决问题，将学习内容从原来的以技能为主的单一学习培训向提升观念能力、学习能力和新知识输入转变，从被动学习向主动学习、自我培训转变，让使用者不仅能用好这套系统进行办公，而且还能够最大限度地用活它。从而，成功引导各部门有针对性地切合各自的薄弱环节和工作实际特点，提高员工的协同办公能力，并将工作氛围充分调动起来，最终大大提升整体素质和管理、操作技能水平。

    经过认真细致的、有计划性的实施过程控制，使整个实施过程成为全体员工共同分享的过程，从而使企业的协同办公系统建设真正成为广大职工共同自觉行动与奋斗目标，形成上下互动、以点带面、整体联动的格局。航天总厂信息化之旅从此划上炫丽之光！

    “爱我中华，强我中华”。航天总厂为祖国航天事业所体现出的伟大奉献精神深深地感动了合强，能够为航天信息化尽点绵薄之力也是合强义之所趋责之所在。为此，上海和强软件公司派出了优秀的实施工程师进行调研和实施工作，同时，带去了合强历年来为制造业特别是军工企业的丰富案例和经验。在双方的精诚合作下，调研前期就共同制定了项目章程，明确系统建设过程各阶段的策略与方法，并形成详细的实施计划，统筹规划过程需要的各项资源。在合强工程师的建议下，航天总厂的员工先从电子公告、电子论坛、电子邮件、共用信息及文件共享等简单模块用起来，给员工正式使用前一个准备和熟悉的阶段。初战就大获全捷，效果良好，员工不仅踊跃使用智能办公自动化系统，而且同时为进行中的建设规划提出了许多宝贵的建议和意见，这也为航天总厂的领导及系统管理部增强了更进一步积极地推进协同办公系统的信心。

    “既要创造客户价值，又要提供良好的个性化体验”的合强软件设计理念在这里再次得到充分体现。结合合强智能办公系统的可规划、可管理、可定制、易实施等特点，航天总厂在不到一个月的时间里，不仅完成了从调研、分析、实施、优化等过程，而且还根据企业的深度需求，进行了部分二次开发，从而，为系统增强了在数据接口方面的功能，实现企业各业务系统能通过该数据接口模块访问和查询到协同办公系统中各个流程相对应的信息，在信息集成与交换方面做出有力的尝试，拉响了企业各信息化系统间进行整合的号角。